С момента появления идеи перевода аналоговых сетей на цифровые рельсы в конце 80-х годов объединенные коммуникации прошли долгий путь. За этим термином скрывается интеграция различных коммуникационных систем для оптимизации бизнес-процессов с использованием широкого набора инструментов, включающих в себя средства корпоративного взаимодействия, программное обеспечение для мобильных устройств, сервисы передачи сообщений, телефонию, видео-, аудио- и веб-конференции.
Потенциальных преимуществ объединенных коммуникаций довольно много. Это оптимизация связи и повышение ее мобильности, а также сокращение расходов благодаря снижению затрат на поездки, уменьшению телефонных счетов и замене устаревшего оборудования.
Объединенные коммуникации увеличивают гибкость путем наращивания и снижения объемов предоставляемых услуг в разное время года, позволяют экспериментировать с новыми идеями и повышать интероперабельность, сохраняя коммуникации в одном месте и расширяя пользовательские возможности.
Переход к объединенным коммуникациям – стратегический шаг к повышению эффективности и производительности, но выбор наилучшего варианта их внедрения определяется вашими индивидуальными потребностями.
Объединенные коммуникации в облаке
Система объединенных коммуникаций может оказаться весьма дорогостоящей инвестицией, если речь идет о капитальной перестройке инфраструктуры и создании полностью настроенной системы. Время, затрачиваемое на фундаментальные изменения рабочих процессов, также приводит к увеличению стоимости.
Расходы можно сократить за счет облачных вычислений.
Объединенные коммуникации, предлагаемые в качестве сервиса (UCaaS) постепенно вытесняют оборудование, развернутое на территории клиента, и позволяют использовать преимущества передовых средств связи. Оба доминирующих на рынке объединенных коммуникаций продукта – Cisco Spark и Microsoft Office 365 Enterprise – подталкивают пользователей к хостинговым облачным решениям.
Хостинговые облачные объединенные коммуникации в части развертывания и оснащения новыми функциями проще сервисов, функционирующих на территории клиента, и требуют меньше затрат на оборудование и установку. Общая экономия зависит от того, насколько эффективно поставщики облачных сервисов управляют своими системами в сравнении с сотрудниками, отвечающими за управление на собственной территории предприятия.
Но есть у облачных систем и особенности, снижающие их ценность. Например, они не так быстро реагируют на индивидуальные запросы. ИТ-служба предприятия справляется с этой проблемой лучше, чем поставщик типовых услуг. Облачные системы слабо приспособлены к конкретным нуждам отдельных организаций и пользователей.
Постепенный переход к облачным системам обусловлен разумным желанием ликвидировать старые системы и заменить их новыми. Осторожная стратегия заключается в постепенном добавлении отдельных компонентов объединенных коммуникаций и не предполагает полного и одномоментного разворота.
Использование систем, находящихся на своей территории, предпочтительнее для крупных офисов. Что же касается небольших филиалов и удаленных работников, они, скорее всего, предпочтут облачную альтернативу. Еще один вариант – гибридная система. Она может объединять оборудование, развернутое на своей территории (и обеспечивающее, к примеру, внутреннюю телефонную связь), с облачными сервисами видеоконференций.
Гибридные стратегии имеют ряд преимуществ, но их слабое место – низкая интероперабельность. Минимизировать эти недостатки помогут компании, которые предлагают сервисы, одинаковым образом работающие и на территории клиента, и в облаке.
Мобильные объединенные коммуникации
Облачные вычисления – только одна из технологических тенденций, меняющих ландшафт объединенных коммуникаций. Традиционным местом для объединенных коммуникаций являются офисы и конференц-залы, однако мобильное присутствие тоже приобретает важное значение, поскольку все больше распространяются устройства с дополнительными функциями и происходят культурные сдвиги как в профессиональной, так и в частной жизни пользователей.
Гибкость коммуникаций, ставшая доступной благодаря смартфонам и планшетам, особенно важна в эпоху появления мобильных сотрудников, повышения гибкости рабочего графика и распространения ориентированных на пользователей технологий, которые требуют установления мгновенной связи, где бы вы ни находились.
Дистанционное общение традиционно организовывалось через устройства, выдаваемые компаниями. Но теперь такой сценарий реализуется далеко не всегда. В мобильной ориентации отражается растущая поддержка концепции BYOD – дружественного по отношению к пользователям способа объединения их мобильных устройств с корпоративной платформой объединенных коммуникаций.
Интеграция коммуникационных инструментов и применение мобильных устройств и BYOD способствуют росту производительности труда и усилению взаимодействия, повышая степень удовлетворенности пользователей и эффективность дистанционной работы.
Культурные различия
Социальные сети изменили многие аспекты нашей жизни, и объединенные коммуникации в этом смысле – не исключение. Современные объединенные коммуникации интегрируют функциональность социальных медиа безопасным и управляемым способом, сохраняя привычные функциональные возможности и интерфейсы и за пределами рабочего места.
Смена методов коммуникаций обусловлена различиями в потребностях работников разных возрастов. Миллениалы готовы использовать любые платформы, а вот сотрудники старшего возраста предпочитают традиционные инструменты конференций и мгновенной передачи сообщений. Инклюзивный подход способствует уменьшению разрыва между представителями разных поколений и созданию унифицированной сети, в которой объединяются множество коммуникационных инструментов и платформ.
Еще одна область, заслуживающая внимания, – безопасность. Облачные сервисы позволяют обеспечить высокую безопасность данных, однако регулирующие органы могут потребовать хранить их на территории предприятия. Объединенные коммуникации привносят дополнительные риски за счет объединения различных технологий, но риски эти уменьшаются благодаря шифрованию информации, циркулирующей в сетях. Эффективные системы аутентификации пользователей и шифрование пересылаемых данных обеспечивают более сильную защиту, нежели использование коммуникационных систем по отдельности.
Эффективность системы объединенных коммуникаций зависит и от поведения пользователей. Полноценное обучение, тестирование пользователей и поддержание обратной связи с ними, пилотные проекты и первоначальное развертывание систем в небольших масштабах способствуют лучшему пониманию со стороны работников. Но самый действенный способ – предложить те инструменты, которые хотят получить пользователи.
Согласно результатам опроса PwC, к 2020 году распространение объединенных коммуникаций в корпоративной среде может достичь 100%. Объединенные коммуникации становятся обязательным компонентом бизнеса, какой бы вариант внедрения компании ни выбирали.
– Thomas Macaulay. What to look out for when adopting UC in the workplace.November 10, 2016. CIO UK