OpenText

Внедрение электронного документооборота была начата с проведения анализа кадровых документов и их классификации. На основе этих данных была разработана архитектура с учетом текущих инфраструктурных и софтверных ресурсов «МегаФона». Использование гибких методологий управления проектом позволило команде обеспечить максимальную вовлеченность конечных пользователей, предложить техническую архитектуру обмена кадровыми документами и внедрить систему в запланированные сроки.

В решении на базе платформы OpenText реализована функциональность согласования и электронного подписания документов с обеих сторон с последующим хранением подписанных электронных документов и самих подписей к ним. Запущена электронная картотека кадровых документов сотрудников в электронном виде с надлежащей системой распределения доступа. Система доступа к документации по ролям необходима для корректной работы с персональными данными.

В соответствии с методологией Agile процессы и документы были разделены на спринты, благодаря чему подготовка системы к опытной промышленной эксплуатации проходила итерационно и позволяла оперативно решать все возникающие вопросы, позволив четко выдержать сроки проекта.

За полгода работы системы кадрового ЭДО были оформлены более 1 тыс. новых сотрудников. Один процесс найма на работу с использованием электронной подписи экономит около 30 листов бумаги и значительно ускоряет процесс приема сотрудника.

Компания имеет долгосрочные планы по развитию системы электронного документооборота, частью которой является система согласования договоров. До ее внедрения нормативный срок согласования договоров составлял от трех до семи рабочих дней в зависимости от типа документа. Появление системы, реализованной при помощи компании «Сабрис», позволило обрабатывать запросы по согласованию в рамках трех рабочих дней для любого вида договора.

Встроенная в решение отчетность позволяет контролировать количество задач с просроченным сроком обработки, а также службы и отдельных сотрудников, нарушающих сроки согласования. Благодаря автоматизации процессов отслеживается и контролируется каждый этап согласования и повышается персональная ответственность сотрудников. Также внедрение системы позволило снизить управленческие риски и гарантировать прохождение всеми договорами и спецификациями утвержденных регламентами процедур утверждения.

На данный момент с корпоративной системой документооборота работают более 1 тыс. сотрудников, несколько сотен из них постоянно используют решение для согласования договоров.

В дальнейших планах «Силовых машин» — увеличение количества рабочих мест пользователей, а также тиражирование системы на заводы в Калуге и Таганроге, а также внедрение организационно-распорядительного документооборота.