ITAM

Один ИТ-актив может одновременно учитываться в нескольких системах. В ERP отражены его стоимость и материально ответственное лицо, в складской системе – остаток, в техническом контуре – место эксплуатации, в EAM или ТОиР – ремонт или замена, в CRM – связь с клиентом и договором. Каждая система содержит корректные данные для своего процесса, но их расхождения не всегда выявляются и устраняются вовремя.

Наиболее выраженный запрос на ITAM исследователи зафиксировали у операторов связи и предприятий с территориально распределенной инфраструктурой. В таких организациях оборудование перемещается между площадками, складами, подразделениями, подрядчиками и клиентами, а его статус меняется сразу в нескольких учетных контурах. Чем длиннее этот маршрут, тем сложнее компании определить, где ИТ-актив находится фактически, доступен ли он для повторного использования и какие данные о нем считать актуальными.

Один из наиболее сильных сигналов исследования связан с проверкой резерва перед закупкой. Само наличие оборудования на складе еще не означает, что им можно закрыть текущую потребность. Необходимо учитывать техническую совместимость, состояние, действующие резервы, владельца, возможность перемещения и срок подготовки к эксплуатации. Пока эти сведения собираются из разных источников, новая закупка часто оказывается более простым и надежным решением, чем перераспределение уже имеющихся ИТ-активов.

Инвентаризация даже в зрелых организациях по-прежнему требует выгрузок из учетных систем, сверки с рабочими файлами подразделений, физического обхода площадок, а также ручных запросов в региональные подразделения и ожидания подтверждения фактического местонахождения и статуса ИТ-активов. Отдельной проблемной зоной участники исследования назвали лицензии и подписки. Количество приобретенных лицензий и подписок, условия договоров и сведения об их реальном использовании обычно отражаются в разных источниках. Эти данные сводятся перед продлением, когда возможности перераспределить лицензии или скорректировать объем закупки уже ограничены.

Для операторов связи исследование выявило дополнительный класс задач, связанных с клиентским оборудованием, ЗИП, техникой на объектах связи и выдачей подрядчикам. Возвращенное оборудование может физически находиться на складе, но его договорной, финансовый и технический статусы обновляются в разное время. До завершения такой сверки ИТ-актив нельзя уверенно вернуть в резерв и использовать повторно.

Именно такой разрыв между фактическим состоянием ИТ-актива и данными о нем в разных системах лежит в основе одного из ключевых выводов исследования: ITAM не должен заменять корпоративные ERP-системы, ITSM, EAM, ТОиР, складские и договорные системы. Его задача – связать данные из этих контуров, определить достоверный источник для каждого атрибута, зафиксировать расхождения и довести их до конкретного действия с ИТ-активом.

90% компаний видят главную сложность повышения зрелости процессов ITAM в стремительных изменениях в деловой, нормативной и технологической среде. Оптимизация затрат и устранение непредвиденных расходов — главные аргументы в пользу инвестирования средств в развитие системы ITAM. За последние два года ключевая роль управления ИТ-активами внутри организаций существенно возросла и усложнилась, и ожидается сохранение этого тренда в течение следующих двух лет.

Как выяснилось, многие из опрошенных организаций ранее полагали, что внедрение облачной инфраструктуры и платформ для приложений позволит упростить процессы управления ИТ-инфраструктурой, однако в действительности ситуация обстоит иначе. Так, 44% респондентов обеспокоены повышением сложности управления ИТ-активами, возникающими в связи с использованием облачной инфраструктуры и платформ для приложений, еще 38% сталкиваются с проблемами лицензирования ядер и процессоров, а 32% указывают на трудности с «теневыми» ИТ-активами.

По оценкам аналитиков, в настоящее время 22% организаций находится на начальных двух этапах пятибалльной шкалы зрелости процессов ITAM. Ожидается, что этот показатель сократится до 5%, если большинство из числа этих респондентов смогут продемонстрировать положительную динамику в достижении своих целей. В 37% организаций процессы управления ИТ-активами находятся на уровнях «определенный», «управляемый» или «оптимизируемый». При этом 82% респондентов стремятся в течение следующих двух лет значительно продвинуться в достижении этих результатов.

Основным фактором, сдерживающим развитие зрелости организаций, является отсутствие последовательных и постоянно совершенствуемых бизнес-процессов ITAM. На втором месте находятся вопросы управления персоналом, к ним относятся разработка должностных инструкций, развитие необходимых навыков, проведение обучения и т. п. Респонденты также отмечают значимость обновления инструментов и технологий ITAM с учетом новых требований, в том числе связанных с подготовкой отчетности и оценкой показателей эффективности деятельности. Беспокойство у организаций вызывает еще и появление новых нормативных требований (таких как повышение уровня конфиденциальности при первичном и повторном использовании ИТ-активов), а также способность отслеживать и выполнять их.

Результаты исследования свидетельствуют о возросшем уровне поддержки со стороны высшего руководства и членов совета директоров. Однако в 43% компаний члены совета директоров имеют низкий уровень участия или вообще не занимаются решением вопросов, связанных с управлением ИТ-активами.

К основным проблемам, сдерживающим получение более высокой отдачи от реализации программ ITAM, в 29% случаев относятся трудности в сборе правильных данных об использовании активов, в 26% — необходимость повышения внимания к облачным платформам, включая PaaS, SaaS и др., и в 25% — недостаток инвестирования в инструменты и технологии.

Говоря о предстоящих процессах реорганизации и трансформации, наибольшая доля респондентов (72%) считает главным направлением для улучшения управление вопросами, связанными с выводом из эксплуатации ИТ-активов (например, обеспечение конфиденциальности, оптимизация использования лицензий и т. д.). Далее по значимости следуют процессы, имеющие отношение к прогнозированию потребности в ИТ-активах и проведению анализа перед приобретением (69%). 58% опрошенных посчитали, что нужно улучшить проверку соблюдения лицензионных требований.

Учитывая трудности, связанные с возможностью быстрого найма высококвалифицированных специалистов в области ITAM на рынке, около двух третей респондентов прибегают к помощи сторонних бизнес-консультантов, экспертов или поставщиков управляемых услуг. Примерно каждый пятый опрошенный взаимодействует с поставщиком управляемых услуг, который может обеспечить все или отдельные аспекты управления ИТ-активами.

Высокая степень взаимодействия с поставщиками, поддерживаемая на должном уровне, все чаще признается в качестве важного фактора успеха для эффективной реализации программ ITAM. Однако почти семь из 10 респондентов исследования считают, что в их компании используются ИТ-активы, условия лицензирования которых довольно сложны для понимания и поэтому менее прозрачны. Около двух третей респондентов (64%) проходят одну или две проверки лицензионного соответствия программного обеспечения каждый год, а 26% — более двух. 65% сообщили, что им ежегодно приходится производить выплаты поставщикам по результатам проверок, из них 18% назвали суммы значительными, а 51% — умеренными.