Руководство компании уделяет большое внимание вопросам вовлеченности сотрудников в управление бизнесом. Процесс бюджетирования является одним из ключевых в компании, во многом определяющим ее деятельность на следующие 12 месяцев. Именно поэтому компания хотела перейти от модели, когда бюджет формируется руководством, к модели, когда директора магазинов принимают самостоятельные решения в рамках своих полномочий для достижения целевых показателей продаж и прибыли. Для реализации нового процесса потребовалось разработать новую систему планирования и бюджетирования на базе современного отраслевого решения.
Основные цели проекта внедрения включали в себя организацию процесса планирования с использованием единого инструмента, обеспечение прозрачности бюджетной модели и вариативности планирования, формализацию процедур согласования и улучшение дисциплины бюджетного процесса, поддержку процесса планирования статистическими данными, предоставление возможности план-факт анализа.
Специалисты Softline предложили реализовать систему на базе решения SAP BPC (Business Objects Planning and Consolidation). Облачная модель MCaaS позволила получить бизнес-приложение SAP в виде сервиса с ежемесячной арендной платой, и таким образом, перевести расходы из инвестиционного бюджета в операционные затраты, что отвечало текущей финансовой стратегии. Покупка серверного оборудования, хостинг, приобретение лицензий, обслуживание систем было обеспечено Softline в счет будущих арендных платежей.
В результате на базе SAP BPC был реализован многоуровневый процесс планирования и согласования, включающий двенадцать бизнес-процессов подготовки бюджета, десять аналитик, шестьдесят пять форм отчетов, двадцать версий сценариев бюджета и прогноза. По итогам проекта создана целостная бюджетная модель компании и всех ее подразделений. В его ходе автоматизирован процесс подготовки и согласования бюджетов с закреплением ответственных лиц, обмен данных с внешними системами посредством SAP Data Services, разработана детальная матрица полномочий пользователей в зависимости от их ролей в бюджетном процессе.