Ранее документооборот не был автоматизирован, сотрудники ежемесячно оформляли вручную около 1 тыс. документов. Не всегда удавалось вовремя довести до сотрудников тот или иной приказ, инструкцию или поручение. Для того чтобы согласовать документ, его приходилось по нескольку раз передавать из отдела в отдел в подразделениях, находящихся в разных концах города. На согласование договоров уходило несколько недель.
Перед руководством предприятия встала потребность в создании системы, которая помогла бы систематизировать документы, ускорить их формирование и согласование, исключить утерю оригиналов, наладить контроль за сроками действия договоров. Для управления и учета компанией используются решения на платформе «1С:Предприятие 8», поэтому для создания системы электронного документооборота была выбрана ECM-система «1С:Документооборот 8 Корп». Партнером по внедрению стала компания «Макрософт».
В ходе проекта были унифицированы формы документов, четко прописаны правила их оформления, хранения и обработки. Объем бумажного документооборота удалось сократить на 60%. На поиск нужного документа в архиве теперь уходят не часы, а считанные минуты, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Более чем в полтора раза ускорилось согласование договоров, что помогает выстраивать более эффективные отношения с партнерами.