В связи с переходом на удаленную работу из-за карантина компании массово внедряют средства организации совещаний и совместной работы в электронном виде. Руководителям теперь приходится следить за тем, чтобы сотрудники имели нужные технические средства для поддержания постоянной надежной связи с коллегами по работе, клиентами и партнерами при дистанционной работе. Аналитики Gartner рекомендуют при этом уделить особое внимание трем важным моментам.
Прежде всего, необходимо обеспечить стабильную и надежную работу инструментов виртуальных совещаний. Во многих компаниях уже применяются платформы видеоконференций и совместной работы корпоративного класса. Но им нужны каналы связи с достаточной пропускной способностью: скорость передачи и приема данных должна быть не менее 1,5 Мбит/с. Не все сотрудники на удаленной работе имеют доступ к таким каналам. Им может потребоваться работать через системы обмена сообщениями или голосовую телефонную связь.
На виртуальных совещаниях должна быть обеспечена безопасность. Даже простые меры — использование отдельного пароля для хоста, случайно генерируемые идентификаторы совещаний и регистрация участников до подключения к совещанию — могут многое дать в плане защиты информации от посторонних.
Наконец, культура совещаний должна измениться в сторону большей эффективности. Во многих компаниях проводится слишком много совещаний. Руководителям следует узнать мнение подчиненных о том, не перегружены ли они совещаниями и затем поэкспериментировать с изменениями типа, качества, уровня официальности или распорядка совещаний.
