РАНХиГС является одним из крупнейших ВУЗов страны, ориентированных на образование в сфере бизнеса, менеджмента и других гуманитарных направлений. Департамент ИТ постоянно работает над оптимизацией рабочих процессов академии и снижение трудозатрат сотрудников на выполнение рутинных задач. Одной из таких задач является актуализация архивных договорных документов с последующим автоматическим контролем новых контрактов.
По итогам анализа было выявлено, что в академии используется система регистрации документов на базе электронного реестра, и часть документов попадала в реестр без печати и подписи. Отсутствие печати и подписи на документах не позволяет определить достоверность структурированных данных в реестре и оперативно получить необходимую информацию по содержанию договора. Было необходимо проверить всю базу архивных документов, после чего запустить механизм детекции для новых договоров.
Для решения поставленной задачи команда компания NFP предложила внедрить инновационное кроссплатформенное решение, базирующееся на отечественном продукте для роботизации бизнес-процессов PIX RPA и системе оптического распознавания EasySeparate.
На первом этапе проекта совместно с Konica Minolta была развернута и обучена нейросеть на базе продукта EasySeparate. После прохождения детекции на предмет наличия печати и подписи на сканах включается программный робот, который проверяет полученный результат. При обнаружении некорректных документов робот сообщает верификатору о том, что документ требует дополнительного внимания. Также система способна контролировать сроки действия договоров и уведомлять ответственных лиц о необходимости актуализировать документы.
Результатами проекта стало сокращение трудозатрат сотрудников академии более чем в пять раз, значительно повысилась дисциплина заполнения реестра и как следствие качество предоставляемых данных. По итогам использования системы в течение трех месяцев были получены результаты по качеству и точности детекции равной 96%.
Сейчас специалисты академии анализируют другие процессы для их оптимизации с помощью технологии RPA.