После того как Мособлмедсервис получил статус государственного бюджетного учреждения, потребовалось оперативно перейти на ведение бухгалтерского учета по плану счетов бюджетных учреждений. Предстояло кардинальное обновление работы бухгалтерии: требовалось организовать учет по видам деятельности, классификационным признакам счетов, кодам экономической классификации и другим параметрам, необходимым для формирования отчетов по запросам Минздрава. На внедрение новой информационной системы, перенесение в нее остатков, интеграцию с многочисленными внешними программами и переобучение сотрудников отводилось всего два месяца.
Ранее для ведения учета на предприятии использовалась система «1С:Бухгалтерия предприятия 8», учет движения медикаментов на складе также ведется на платформе «1С». Поэтому для автоматизации бюджетного учета было выбрано решение «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2. Партнером по внедрению стала компания «Компьютерные программы».
Ввиду ограниченного времени на внедрение системы, работы по переносу данных, первоначальной настройке базы данных и обучение пользователей проводились параллельно. Особое внимание было уделено настройке аналитики на счетах учета, необходимой для контроля движения медикаментов, взаиморасчетов, исполнения договоров как по госзаданию, так и по предпринимательской деятельности. В итоге уже через два месяца сотрудники учреждения перешли на работу в новой системе.
Система позволяет оперативно формировать регламентированную бухгалтерскую и налоговую отчетность, а также отчетность по запросам распорядителя и различных контролирующих органов. Несмотря на многократное увеличение количества аптечных пунктов организации, сотрудники бухгалтерии успешно справляются с возросшим количеством учетных задач. Более того, после перехода на новое решение число сотрудников, задействованных в работе бухгалтерии, уменьшилось на 20%.
Внедренное решение интегрировано с внешними системами учета медикаментов, складской программой, в которой учитываются льготные препараты, и специализированной программой для учета розничных продаж медикаментов. В него оперативно загружаются данные о движениях льготных и коммерческих препаратов. Это позволяет контролировать работу как аптечных пунктов, так и организации в целом, анализировать доходы, расходы, данные о продажах, прибыль, НДС и другие показатели деятельности подразделений.
Сотрудники планового отдела с помощью новой системы контролируют исполнение обязательств по договорам, формируют план финансово-хозяйственной деятельности и анализируют его исполнение.
Оптимизирована работа диспетчерской службы. Учреждение собственным транспортом доставляет медицинские препараты в аптечные пункты, медучреждения и другие фармацевтические организации Московской области. Сотрудники диспетчерской службы с помощью новой системы ведут оперативный учет транспортных средств, планируют и контролируют работу водителей, быстро формируют путевые листы.