Компания «Перспектива» занимается производством электро- и тепловой энергии в Челябинской области. Уровень регламентации бюджетного управления в компании достаточно высок. В бюджетном процессе участвует большое количество сотрудников – порядка 50. Это не только руководители компании и сотрудники финансово-экономических служб, но и специалисты отдела сбыта и других подразделений.
До проекта заявки формировались в бумажном виде. Из-за большого объема документов некоторые из них могли дублироваться, долго согласовываться руководителями по установленному регламенту. На обработку заявок и внесение данных в Excel требовались большие трудозатраты. Из-за сбоя в настройках системы информацию по платежам приходилось восстанавливать вручную.
Кроме того, возникали проблемы с несвязностью платежей и утвержденного бюджета. Платежи осуществлялись не системно, из-за большого объема документации контролировать их было сложно. Отмечалась высокая трудоемкость сбора фактического бюджета движения денежных средств. Он собирался вручную путем выборки информации из бухгалтерского, управленческого и оперативного учета.
Чтобы решить эти проблемы, эксперты компании «Первый Бит» внедрили в «Перспективе» систему «БИТ.Финанс». Это позволило улучшить процедуры планирования оперативного управления денежными средствами, обеспечить более высокий уровень визирования документов и их согласования.
Одно из главных достоинств внедренной системы – электронный финансовый документооборот, когда в программе одновременно работает большое количество пользователей. Сотруднику приходит уведомление о том, что для него поступила задача и ему необходимо завизировать заявку или реестр платежей. Такой подход позволяет повысить эффективность взаимодействия между подразделениями.
Как отметила начальник финансово-экономического отдела компании «Перспектива» Екатерина Кузнецова, руководство и исполнители теперь могут отслеживать статусы заявок на расходование денежных средств, реестров платежей на каждом этапе: с момента создания заявки до оплаты. Это очень удобно. А с помощью мобильного приложения в любом месте и в любое время можно управлять процессом согласования документов и ускорять принятие финансовых решений.