Полиграфическая компания «Печатня» специализируется на оказании полного цикла услуг по изготовлению рекламной полиграфии и брендированию сувенирной продукции. Ранее для учета и управления на предприятии использовались бумажные документы и электронные таблицы. Не было оперативной информации об остатках материалов на складе, что затрудняло планирование производства. Менеджеры вручную рассчитывали каждый новый заказ.
Из-за того, что технологические операции не были нормированы, приходилось часто обращаться к руководителю за уточнениями, в итоге заказы обрабатывались медленно. Премии менеджерам также рассчитывались вручную, что занимало много времени и нередко приводило к ошибкам. Вся первичная документация передавалась в бухгалтерию для подготовки отчетности только в конце месяца, у руководства не было оперативных управленческих отчетов для контроля работы подразделений и быстрого принятий решений.
Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы организовать контроль работы подразделений на всех этапах — от расчета заказов менеджерами до планирования производства и отгрузки продукции покупателям. Нужно было нормировать технологические процессы, ускорить обработку заказов, внедрить позаказный учет продукции, обеспечить получение оперативной информации об оплатах, отгрузках, производственной себестоимости.
Для реализации поставленных задач было выбрано отраслевое решение «1С:УНФ 8. Полиграфия 2». Партнером по внедрению стал разработчик системы — компания «Армекс».
В результате реализации проекта выполнено нормирование всех производственных операций. Это позволило оптимизировать планирование производства, унифицировать расчет стоимости заказов и разработать удобные шаблоны расчета, структурированные по видам продукции и специфике производства. Создан удобный «Рабочий стол менеджера», где менеджеры могут быстро заполнять шаблоны и в режиме реального времени получать информацию о статусах выполнения заказов, об оплатах и отгрузках. Это упростило работу менеджеров, ускорило обучение новых сотрудников. Заказы обрабатываются и передаются в производство на 35% быстрее.
В системе организовано хранение макетов печатной продукции. Дизайнеры теперь могут максимально быстро находить файлы, относящиеся к заказу. Обеспечен точный учет материалов на складе, усилен контроль за поступлением материалов и их списанием в производство, организован позаказный учет продукции. Точный расчет фактической себестоимости помогает оперативно анализировать затраты по каждому заказу, сравнивать планируемые и фактические показатели и выстраивать конкурентную ценовую политику типографии.
Автоматизирован расчет менеджерских премий, которые определяются как процент от плановой прибыли по заказу. В результате количество ошибок снизилось, а точность расчета увеличилась. Менеджеры теперь четко понимают, как рассчитываются их вознаграждения, что мотивирует их на достижение лучших результатов.
Организован оперативный документооборот с поставщиками и покупателями по всем видам расчетов и оплат, автоматизировано управление взаиморасчетами. Подготовка управленческой отчетности ускорилась в три раза. Руководство получило возможность оперативно оценивать финансовое положение предприятия и контролировать работу подразделений на всех этапах — от получения и обработки заказов до выпуска и отгрузки готовой продукции покупателям.