Проект стал составной частью программы оптимизации бизнес-процессов на «Первом Мясокомбинате» накануне масштабного расширения производства. Предприятие уже несколько лет использует для управления ресурсами 1С:ERP и MES-систему. При этом работа с документами не была автоматизирована.
В среднем на предприятии создается до 1 тыс. новых документов в месяц: договоры, служебные записки, авансовые отчеты, документы о вводе нового продукта. Часть из них проходила согласование в бумажном виде, часть – по электронной почте. Это заставляло сотрудников тратить много времени на поиск оригиналов, выявление устаревших копий, сопоставление найденных документов с запросами руководства, коллег, контрагентов и т.д. Было сложно контролировать согласование: никто не мог быть уверен, на каком этапе согласования находится документ, не было унифицированного регламента, кто и в каком порядке визирует документы разного типа, отсутствовала возможность использовать для подтверждения документа электронную подпись. Все это приводило к замедлению бизнес-процессов и ошибкам в производстве, маркетинге, продажах и других службах, а также повышало риски в области информационной безопасности.
Еще одна важная для предприятия задача была связана с поддержкой инноваций. В высоко конкурентной среде сложно удивить потребителя, но «Первый Мясокомбинат» постоянно ищет новые вкусы и варианты упаковки продуктов. Каждый месяц предприятие предлагает от двух до пяти новых позиций в ассортименте. Однако из-за сложностей в обработке и согласовании документов процесс вывода на рынок новых продуктов требовал слишком много времени и ресурсов.
Чтобы ускорить реакцию предприятия на изменения и оптимизировать его работу, было решено обеспечить единый подход к работе с документами, перевести их в электронный вид и автоматизировать их обработку на протяжении всего жизненного цикла. Для решения этой задачи была выбрана система «1С:Документооборот КОРП», а партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».
В ходе проекта было автоматизировано 100 рабочих мест во всех подразделениях предприятия – от бухгалтерии, коммерческого отдела и отдела маркетинга до технологической службы и производства. Выполнена интеграция системы с ERP.
В результате проекта было обеспечено централизованное хранение всех видов документов в электронном виде: входящих, исходящих, приказов, распоряжений, служебных записок, договоров, актов, протоколов и т.д. Настроены оптимальные маршруты обработки, согласования, утверждения документов по унифицированным и понятным для сотрудников правилам. Теперь поиск любого объекта занимает от 1 до 5 секунд вместо многих минут или часов. Потеря и порча документов, отправка клиентам устаревших копий исключены.
Сроки обработки документов на предприятии сократились, это ускорило принятие решений и заключение договоров с клиентами и партнерами в среднем на 20%. Более систематизированной и оперативной стала работа со служебными записками на выдачу денежных средств, авансовой отчетностью, входящей, исходящей корреспонденцией. Чтобы оптимизировать и ускорить процесс вывода на рынок новой продукции, в «1С:Документооборот» создан новый документ, в котором собирается вся информация о новинке: ингредиенты, рецептура, особенности производства, себестоимость и т.д. Это значительно упрощает командное взаимодействие и ускоряет процесс разработки продукта и начало его производства. Переход с бумажного на электронный документооборот позволил предприятию в первый же месяц на 20% сократить расходы на бумагу, канцелярские товары, оргтехнику. В перспективе двух-трех лет дальнейший перевод всех видов документов обеспечит экономию 80% таких расходов.