НПК «Канцлеръ» экономит с помощью электронного документооборота с контрагентами

НПК «Канцлеръ» входит в тройку лидеров разливных напитков Центрально-Черноземного региона. В структуре компании — собственный завод в Воронеже и франчайзинговая сеть торговых точек. Ежемесячный объем документооборота составляет около 20 тыс. исходящих комплектов документов (счета-фактуры, акты сверки, договоры, счета на оплату и т.д.) — это более 240 тыс. комплектов в год.

Для регламентированного учета в компании используется «1С:Бухгалтерия КОРП», для оперативного управления — «1С:Комплексная автоматизация». При этом обмен электронными документами с контрагентами долго время был организован с помощью двух внешних, изолированных от «1С», программах. Данные приходилось дублировать, нередкими были ошибки, передача документов контрагентам затягивалась. Возникали сложности и при обмене данными с государственной информационной системой «Честный знак»: интеграция требовала существенных затрат и множества доработок. Компании требовалась новая информационная система, которая позволила бы организовать юридически значимый электронный документооборот с контрагентами и организовать оперативный обмен данными с ГИС. Для решения поставленных задач был выбран сервис «1С-ЭДО», а партнером по проекту стала компания «1С:Первый Бит».

В ходе проекта специалисты интегратора подключили «1С-ЭДО» к системе «1С:Бухгалтерия». Для всех 32 юридических лиц компании были настроены учетные записи в сервисе. Чтобы упростить старт обмена электронными документами, 2,5 тыс. контрагентов отправили приглашения к обмену документами по ЭДО и оповещения о переходе компании на «1С-ЭДО». Чтобы обеспечить быстрое решение возможных инцидентов, запустили первую линию техподдержки для сотрудников компании. Переход на новую систему документооборота занял менее одного месяца, включая обучение пользователей.

В результате реализации проекта сотрудники компании избавились от необходимости создавать и обрабатывать документы в трех разных программах. Специалисты работают в интерфейсе своей привычной «1С:Бухгалтерии». Формирование, подписание и отправка документов в системе выполняются в один клик. Обработка одного комплекта документов ускорилась более чем на 40%.

Электронные документы связаны с документами в базе, поэтому бухгалтерам не надо тратить время на сопоставление информации и контроль состояния документооборота. При получении документа от контрагента учетные документы создаются автоматически, данные о контрагентах и товарах сопоставляются так же в автоматическом режиме. Сервис уже интегрирован с государственной системой «Честный знак», что обеспечивает сквозной учет маркировки и прослеживаемости товаров — данные передаются в ГИС без каких-либо дополнительных усилий.

Переход на «1С-ЭДО» позволил компании сэкономить около 60% расходов на электронный документооборот — годовая экономия составила около 4 млн руб.