Электронный документооборот в Segezha Group был внедрен для ускорения обмена документами, снижения трудозатрат, сокращения издержек и отказа от бумаги в межгрупповых расчетах. За два года документооборот автоматизировали в 35 компаниях холдинга. Благодаря интеграции с системой ЭДО «Контур.Диадок» документы отправляются из тех же учетных систем, в которых они создаются. Входящие документы автоматически перемещаются на подпись и выгружаются в электронный архив.
Ежемесячно в Segezha Group отправляют и принимают около 45 тыс. электронных документов, это половина от всего объема документооборота.
Доставка и все процедуры по обработке электронных документов теперь занимают не больше двух рабочих дней. Раньше этот же путь бумажные документы проходили минимум за две недели. Переход на ЭДО позволил ускорить взаиморасчеты с контрагентами, повысить оборачиваемость запасов, сократить сроки подготовки финансовой отчетности. В компании отмечают рост эффективности взаимодействия различных подразделений, экономию на бумаге, печати и архивировании документов.
«На фоне санитарно-эпидемических ограничений Контур.Диадок оказался чрезвычайно востребованным и удобным инструментом общения с нашими внешними контрагентами – за счет нажатия всего одной кнопки ‘Пригласить к обмену’ мы с ними в течение буквально нескольких секунд переходим к плотному онлайн-взаимодействию», — отмечает Евгения Материкина, руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» Segezha Group. Своевременное внедрение системы позволило ощутимо оптимизировать бизнес-коммуникации в условиях коронакризиса. Одновременно внедрение электронного документооборота органично вписалось в логику функционирования Segezha Group как территориально-распределенного холдинга. Внутренние согласования документов, в которых участвуют многочисленные сотрудники – как из регионов России, так и из зарубежных стран, стали намного быстрее и эффективнее.