ИИ в коммуникациях способен высвобождать до полутора рабочих дней в неделю

В рамках исследования оценивались скорость реализации шести типичных рабочих сценариев: подготовка и отправка резюме и договоренностей по итогам встреч, фиксация итогов встречи для себя, погружение в контекст пропущенной встречи, чтение непрочитанных чатов, поиск информации в длинных тредах мессенджера и поиск информации по прошедшим встречам (например, о договоренностях или задачах на неделю). Согласно результатам, офисные сотрудники и руководители с умеренным количеством встреч (1–2 онлайн-встречи в день) тратят на эти задачи около 8,5 рабочих часов в неделю. С использованием ИИ-инструментов это время сокращается более чем втрое — до 2,5 рабочих часов в неделю. В итоге высвобождается 6 часов в неделю. Для компании в этом случае экономический эффект составит 15 тыс. руб. в месяц на каждого сотрудника и 30–75 тыс. руб. в месяц на каждого руководителя.

Сотрудники и руководители с высокой интенсивностью встреч (3 и более онлайн-встреч в день) тратят на перечисленные задачи 14–16,4 рабочих часов в неделю. С ИИ-инструментами на них уходит всего 4–4,2 рабочих часов в неделю. В итоге высвобождается 10–12,2 часов в неделю. Экономический эффект составит 25–31 тыс. руб. в месяц на каждого сотрудника и 50–153 тыс. руб. в месяц на каждого руководителя.

Фиксация и рассылка итогов встреч

Стандартная практика в большинстве компаний — формирование и рассылка участникам онлайн-встреч резюме с результатами, основными договоренностями, дедлайнами и ответственными. Традиционно для подготовки такого резюме специалисты и руководители делают заметки в ходе встречи. Иногда для их корректировки и уточнений после встреч им приходится пересматривать записи. Согласно результатам исследования, обработка одной встречи традиционным способом в среднем занимает около 30 минут, при этом эксперты отмечают, что при ведении заметок традиционным образом возможны расхождения между сутью встречи и содержанием резюме.

ИИ-итоги и расшифровка позволили составлять и рассылать резюме встречи в среднем в 5 раз быстрее (6 минут вместо 32). Фиксация итогов встречи для себя в среднем занимает 5,4 минуты вместо 25.

Пропущенные встречи и непрочитанные сообщения

Руководителям и специалистам не всегда удается принять участие во всех нужных встречах. Чтобы погрузиться в контекст пропущенных совещаний, сотрудники пересматривают их записи, а также изучают резюме, если они доступны (при этом в среднем на пользователя приходится 8,5 встреч в неделю, где не составляется резюме). Согласно исследованию, в среднем на погружение в контекст одной часовой встречи уходит 26 минут при просмотре записей на полутора-двукратной скорости. С использованием ИИ-саммари и видеохайлайтов на эту задачу тратится 9–10 минут вместо 26.

Также ИИ помогает уменьшить время на управление потоком сообщений в мессенджере. Согласно исследованию, в день руководители тратят на просмотр накопившихся сообщений в среднем 25 минут. ИИ-саммаризация чатов сокращает это время втрое — в среднем до 7,5 минут. А поиск информации в длинных тредах с помощью ИИ занимает всего 2 минуты вместо 8-10 минут.