НИИП имени В.В. Тихомирова ускоряет документооборот с помощью ИИ

В первую очередь в электронном виде настроили ключевые процессы делопроизводства: обработку входящей и исходящей корреспонденции, оформление регламентирующих и распорядительных документов, создание служебных и докладных записок, заказов на предоставление автотранспорта, актов технического состояния, а также выдачу поручений, исполнение и контроль работ по ним.

Также на платформу перенесли оформление заявок на закупку. Для этого подготовили новые типы и виды документов, схемы согласования, разработали интеграционные решения между MDM-системой, Directum RX и «1С».

Создать в системе черновик заявки на закупку и отправить ее на проверку может любой сотрудник НИИП. Чтобы облегчить взаимодействие с обновленным процессом и сократить поток обращений за консультациями, подключили вопросно-ответный поиск с генеративным искусственным интеллектом. Пользователи задают вопрос в системе в свободной форме, ИИ анализирует содержание нужной области поиска (документы, база знаний), готовит ответ и дает ссылки на источники.

В результате удалось повысить скорость и прозрачность обработки заявок на закупку, сократить количество ошибок при указании номенклатуры, уйти от двойного внесения записей в Directum RX и «1С». Руководство в кратчайшие сроки получает информацию об этапах согласования заявок и координирует срочное приобретение товарно-материальных ценностей или услуг.

В ближайшее время в НИИП имени В.В. Тихомирова планируют цифровизировать договорные процессы и согласование счетов на оплату, а также расширить применение генеративного ИИ в заявках на закупку, в частности, для сопоставления номенклатуры с данными из каталогов поставщиков.