Одна из главных стратегических задач «Импресс Медиа» – максимально быстрое выполнение заказов на полиграфическую продукцию и упаковку, в том числе на давальческом сырье. Предприятие стремится оперативно выполнять даже те заказы, которые берутся в работу прямо «с колес».
Скорость работы стала основным конкурентным преимуществом компании. Количество заказов со временем значительно выросло. При этом для калькуляции заказов использовались электронные таблицы, работа склада не была автоматизирована, было сложно оперативно контролировать сроки поступления материалов от поставщиков. Не зная, что доставка материалов задерживается или переносится на другой день, менеджер по продажам мог включить в технологическую карту материалы, которые есть на складе, но запланированы под другой заказ. У руководства не было оперативной информация о том, какие заказы уже в производстве, а какие стоят в очереди.
Чтобы и дальше соблюдать обещанные клиентам короткие сроки выполнения заказов необходимо было оптимизировать работу склада, улучшить планирование, ускорить расчет, согласование и передачу заказов в производство, усилить контроль за прохождением заказов по технологической цепочке. Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:УНФ 8. Полиграфия 2», а партнером по внедрению стала компания «Армекс».
Проект был реализован за 10 месяцев. На первом этапе проекта было выполнено нормирование технологических процессов в типографии – это порядка ста операций в препресс-подготовке, печатном производстве и послепечатном цеху. В систему введены шаблоны расчета заказов для листовой, книжно-журнальной продукции и этикетки. На втором этапе проекта автоматизирована работа склада, на производстве внедрена диспетчеризация, проведено обучение сотрудников. Технологи освоили процесс выстраивания очередности заказов – для их отслеживания используется система штрихкодирования и сенсорные мониторы. Кроме того, совместно с руководителями типографии выстроены и протестированы права пользователей, что позволило значительно снизить риски, связанные с человеческим фактором.
В результате реализации проекта автоматизирован расчет заказов. Для этого выполнено нормирование всех технологических операций по времени и стоимости. Информация о стоимости расходных материалов отражается и оперативно обновляется в системе. Время, которое менеджеры тратят на калькуляцию, сократилось на 30%. Заказы быстрее согласовываются с клиентами и передаются в производство.
Появилась возможность контролировать себестоимость продукции еще на этапе предварительного расчета заказов. В системе установлен минимально-допустимый уровень рентабельности, для некоторых заказов она составляет 10%, и если какой-либо заказ при расчете «уходит в минус» – это сразу видно. В этом случае менеджер изменяет технологические параметры (бумага, тираж и т.д.) и согласовывает их с клиентом или обсуждает с коммерческим директором возможность скидки. Во всех случаях работа в системе гарантирует сохранение минимальной рентабельности и полностью исключает для компании возможность убытка.
Оптимизировано управление складом: приход и списание расходных материалов автоматизированы, внедрена схема резервирования и списания материалов под конкретный заказ, включая давальческое сырье. Исключены ситуации, когда, например, бумага с одного заказа неожиданно «уходит» на другой. Оборачиваемость склада выросла на 10-15%, затраты на закупку материалов удалось сократить, инвентаризация выполняется в один клик.
С помощью типового функционала системы на производстве реализована полноценная диспетчеризация заказов, это позволяет выстраивать очередность их выполнения без жесткого плана производства. В случае необходимости (например, при поступлении срочного заказа) технологи могут быстро корректировать ежедневный план производства, и рабочие всегда получают актуальную информацию о том, какой заказ необходимо взять в работу. Все это обеспечило равномерную загрузку производственных линий и дало возможность планировать производство как на ближайшее время, так и в долгосрочной перспективе.
Обеспечен максимально точный и детальный расчет себестоимости заказов. Управленческая отчетность показывает реальную ситуацию на производстве и в бизнесе, а ключевые показатели отслеживаются в реальном времени. Это помогает руководству контролировать работу подразделений и быстро реагировать на форс-мажорные ситуации. В результате общие затраты удалось сократить на 15%, прибыль компании повысилась.