С момента открытия производства в России увеличивалось как количество контрагентов, так и число отгрузок со склада. Сейчас на заводе ежедневно обрабатывается до 150 заявок на поставку продукции. Значительно увеличился объем бумажных документов, необходимых для отгрузки продукции. Серьезные затруднения также вызывала корректировка документов, так как доставка исправленных версий до получателя иногда затягивалась на несколько рабочих дней. Не было и гарантии в том, что документы не будут утеряны или испорчены в пути, пояснили в АО «Ледванс».
Руководство завода приняло решение оптимизировать процесс, в том числе за счет перехода на электронный документооборот с контрагентами. Перед предприятием встал вопрос: настроить обмен через оператора ЭДО (сервис Synerdocs) или EDI-провайдеров, решения которых уже используются в АО «Ледванс». Оценив правовые риски, остановились на первом варианте.
Проект перехода на электронный документооборот с контрагентами стартовал в 2017 году. Была выполнена настройка интеграции сервиса с системой SAP R/3. В качестве решения был выбран наиболее простой и надежный механизм обмена данными — через промежуточный сервер по защищенному протоколу SFTP.
Обмен электронными документами позволил предприятию сократить расходы на бумагу, снизить износ печатного оборудования и трудозатраты на подготовку, печать и сортировку документов, а также быстрый их поиск. Кроме того, в Synerdocs есть возможность отследить текущий статус документа, а использование сервиса освобождает от необходимости физически хранить огромное количество документов — все необходимое доступно онлайн.
В ближайшее время предприятие планирует перевести на электронный документооборот не только большинство клиентов, но и подключить к сервису поставщиков. Также в АО «Ледванс» рассматривают возможность перехода на обмен электронными транспортными накладными.
