Специалисты Abbyy внедрили в «МОЭК» универсальное решение для интеллектуальной обработки информации Abbyy FlexiCapture и электронный архив SAP Extended ECM by OpenText, а также провели необходимую донастройку модулей системы SAP ERP. Решением пользуется более 2 тыс. сотрудников из всех подразделений компании.
Теперь бухгалтеры «МОЭК» проводят транзакции с поставщиками и контрагентами, не дожидаясь оригиналов документов. Необходимая для работы информация подгружается в учетную систему автоматически из отсканированных счетов-фактур, ТОРГ-12, актов КС-2 и справок КС-3. В год решение обрабатывает более 2,6 млн страниц документов из всех 13 филиалов.
Чтобы отправить данные на учет в бухгалтерию, куратору договора достаточно отсканировать подписанный комплект документов и загрузить его на платформу ABBYY. Распознавание и большинство проверок данных происходят автоматически: сотруднику нужно только ввести номер заказа, указанный в SAP. После этого платформа сама находит и сопоставляет распознанные данные с информацией в учетной системе: ИНН и КПП контрагента, номер и сумму договора, НДС, номенклатуру товара или услуги. Если все проверки успешно пройдены, то скан-копия документа отправляется в электронный архив SAP Extended ECM by OpenText, а в учетной системе SAP появляются ссылка и карточка с его метаданными.
Кроме того, на ИТ-платформе реализована уникальная функциональность, которая позволяет сотрудникам провести транзакцию и учесть хозяйственную операцию по скану документа еще до того, как оригинал поступил в бухгалтерию. После обработки документа с помощью Abbyy FlexiCapture в SAP создается черновик проводки с предварительно заполненными данными. Бухгалтеру остается только проверить корректность информации и подтвердить операцию.
Таким образом, «МОЭК» может проводить транзакции, не дожидаясь, пока бумаги будут доставлены из одного офиса в другой. Теперь энергетическая компания каждый месяц закрывает отчетный период и получает финансовые результаты на 10 дней быстрее.
Как комменитируют в «МОЭК», с Abbyy FlexiCapture обеспечено централизованное и дистанционное автоматизирование обработки и хранения первичной документации независимо от территориальной удаленности мест ее первичного возникновения. Благодаря решению документация поступает в бухгалтерию только в электронном виде. Каждое действие моментально регистрируется в учетной системе SAP, что повышает прозрачность бизнеса. Пользователи могут в любой момент найти нужные документы в архиве и предоставить их финансовым контролерам. Механизм проводки документов способствует быстрому закрытию отчетного периода. Это помогает оценивать экономическую ситуацию и вносить корректировки в стратегию компании.
В перспективе планируется подключить к единой платформе и другие процессы, в том числе управление персоналом и теплосбыт.