Главной предпосылкой внедрения электронного архива стало развитие мясокомбината и связанное с этим увеличение документооборота и числа проверок. Повысилось число выездных и камеральных налоговых проверок. Процесс подготовки документов длился неделями – приходилось вручную искать документы в папках бумажного архива и по отдельности копировать. Сложно было контролировать движение документов для сдачи в архив.
Кроме того, происходил рост числа контрагентов с дебиторской и кредиторской задолженностью. Все чаще возникала потребность составлять акты сверок для выявления просроченной задолженности.
Инициировала создание электронного архива и приобретение системы «Скан-Архив» главный бухгалтер «МПЗ Богородский» Екатерина Бутенева. По ее словам, при выборе решения основной целью стало обеспечение сотрудников бухгалтерии и финансовой службы актуальными учетными данными и сокращение операционных издержек. Его главным преимуществом стало избавление от ручного поиска документов, что помогает оперативной работе с ними.
Бухгалтерия предприятия работает с документами по новому принципу. Сотрудники могут отслеживать движение документов на каждом этапе поступления или выбытия, увеличилась скорость взаимодействия с контрагентами. При получении документов от контрагентов все бумаги переводятся в скан-копии и загружаются в «1С», в то время как невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе.