Вестник цифровой трансформации

Process Mining в компании «Полюс»: данные на службе оптимизации процессов
Process Mining в компании «Полюс»: данные на службе оптимизации процессов

Денис Ерофеев: «Мы хотим создать сервис, который позволит владельцам процессов самостоятельно выполнять их анализ на постоянной основе и добиваться измеримого улучшения показателей за счет принятия управленческих решений»


07:54 17.03.2022 (обновлено: 10:55 17.03.2022)  |  Николай Смирнов | 1031 просмотров



Денис Ерофеев, директор департамента развития бизнес-процессов компании «Полюс», – о внедрении технологии Process Mining для возможности проведения сквозного анализа бизнес-процессов.

Золотодобывающая компания «Полюс» запустила проект по внедрению технологии Process Mining для возможности проведения сквозного анализа бизнес-процессов. Работы реализуются по трем направлениям: бухгалтерский документооборот, техническое обслуживание и ремонт оборудования и сквозной процесс обеспечения. О реализации этого проекта рассказывает Денис Ерофеев, директор департамента развития бизнес-процессов компании «Полюс».

— Что привело компанию к необходимости внедрения Process Mining?

Мы на регулярной основе осуществляем поиск инициатив, в которых видим потенциальный эффект от внедрения, и одно из приоритетных направлений здесь – аналитика бизнес-процессов и данных.

По результатам масштабной цифровой трансформации на сегодняшний день значительная часть процессов в «Полюсе» автоматизирована, и в ИТ-системах компании накапливается большой объем информации о ходе их выполнения. Основанием для реализации проекта являлась растущая потребность в анализе фактического выполнения бизнес-процессов в ИТ-системах, включая проведение постпроектного мониторинга и проверку успешности планов линеаризации проектов по трансформации и информатизации бизнеса.

Инструменты класса Process Mining позволяют выполнить анализ качества эксплуатации внедренных процессов на большом объеме информации, настроить мониторинг показателей приживаемости внедренных систем и успешности реализации изменений на основании цифрового следа в ИТ-системах.

— На какие эффекты компания рассчитывает от внедрения этой технологии?

По результатам внедрения технологии Process Mining мы рассчитываем на получение преимущественно качественных эффектов. Примером могут служить повышение «приживаемости» внедренных информационных систем за счет организации мониторинга показателей исполнения процессов в системах, выявление узких мест и нетиповых вариантов реконструированного процесса, а также подготовка предложений по оптимизации бизнес-процессов.

Количественные эффекты от внедрения технологии являются долгосрочными – мы хотим создать сервис, который позволит владельцам процессов самостоятельно выполнять их анализ на постоянной основе и добиваться измеримого улучшения показателей за счет принятия управленческих решений.

— Почему именно бухгалтерский документооборот был включен в объем проекта?

Перед началом проекта был проведен комплексный сбор потребности в цифровом анализе процессов с использованием технологии Process Mining. Впоследствии собранные потребности были приоритизированы в соответствии с фреймворком RICE. По результатам этой приоритизации было принято решение о включении в объем проекта трех направлений: бухгалтерского документооборота, технического обслуживания и ремонта оборудования и сквозного процесса обеспечения.

— Какие результаты достигнуты по итогам реализации процесса «Бухгалтерский документооборот»?

По результатам реализации были достигнуты две основные цели. Самое главное, мы получили качественный и гибкий инструмент на базе решения Celonis, позволяющий увидеть полноценную картину по всему процессу бухгалтерского документооборота для возможности регулярного проведения цифрового анализа процесса. Кроме того, нам удалось сформировать конкретный перечень мероприятий, состоящий из 10 пунктов по трем областям, которые планируются к реализации в ближайшее время. Первая область – «сокращение сроков обработки документов». В ней были сформированы мероприятия, направленные на сокращение зацикливаний в этапах процесса и на разбор «зависших» документов. Вторая область – «эффективность маршрутов». В ней мероприятия направлены на сокращение «узких мест» в процессе и унификацию маршрутов движения документов в системе. Последняя область – «производительность и численность персонала». В ней мероприятия направлены на сокращение пиковых нагрузок на сотрудников.

В качестве примера могу привести мероприятия, направленные на автоматическое определение атрибутов у документов при их сканировании, что значительно сократит время на их первичную обработку.

— Как эти усилия воспринимают сами пользователи?

Несмотря на большую загрузку бизнес-экспертов в проекте помимо операционной деятельности, коллеги очень позитивно отнеслись к участию в нашем проекте. Каждый из пяти департаментов и дирекций, участвующих в реализации проекта, отметил для себя возможности использования Process Mining.

Так, департамент по развитию сервисных центров привлекла возможность повышения эффективности финансового документооборота и выявления отклонений по ключевым метрикам. Департамент развития и поддержки бизнес-приложений получил возможность проведения архитектурной оценки и контроля планируемых изменений в информационной системе.

Департамент методологии и автоматизации учета обеспечил детальную проработку первоначальных методологических требований к инструменту, от коллег были предоставлены вводные в части потенциальных проблемных зон и процессов, требующих проведения анализа. На основании этих данных совместно с коллегами мы разработали комплексное техническое задание, что позволило с максимальной полнотой использовать возможности инструмента Process Mining для анализа процессов бухгалтерского документооборота.

Отметили полезность инструмента и коллеги из нашего многофункционального центра обслуживания, непосредственно осуществляющего значительную часть анализируемых процессов. Транзакционный отдел отметил возможность оптимизации трудозатрат в пиковые загрузки за счет выявления трудозатрат, не связанных с закрытием периода. Отдел контроля финансовой дисциплины отметил возможность более оперативного взаимодействия с бизнес-единицами для сглаживания пиковых нагрузок предоставления первичных документов. Наконец, у дирекции по качеству и операционной эффективности появилась дополнительная возможность разработки мероприятий по непрерывному улучшению «узких мест» процесса, таких как доработка систем и выявление новых областей для автоматизации процесса.

— Оправдались ли ожидания?

Могу точно сказать, что ожидания по направлению «Бухгалтерский документооборот» были полностью оправданы.

— Что в ходе проекта было самым сложным?

Наверное, самым сложным при реализации проекта был факт загрузки бизнес-экспертов. Некоторые встречи приходилось планировать более чем за месяц до их проведения. Но я хотел бы подчеркнуть, что коллеги всегда шли проектной команде навстречу, помогали с организацией, активно участвовали в работах. Во многом это способствовало успешной реализации проекта в очень агрессивные сроки и с отличным качеством.

— Какие направления, по вашим оценкам, могут быть наиболее перспективными с точки зрения применения Process Mining и почему?

В ближайшей перспективе планируется завершение реализации еще двух направлений, о которых упоминал ранее – «Техническое обслуживание и ремонт оборудования» и «Сквозной процесс обеспечения». На мой взгляд, анализ данных направлений может принести компании большие эффекты.

Уже на данный момент по результатам проведения пилота по направлению ТОРО мы выявили отклонения в процессе использования мобильного оборудования при выполнении ежесменного технического обслуживания. Для проработки мероприятий была оперативно сформирована кросс-функциональная команда, состоящая из трех департаментов. По результатам отработки мероприятий мы отметили стабилизацию процесса. В том числе увеличен процент использования мобильного оборудования в три раза, увеличена скорость синхронизации данных в 3,5 раза.

Теги: Process Mining Data Award