Стратегия активного развития сети, интенсивный обмен документами между магазинами и контрагентами привели к необходимости повысить эффективность этого процесса – и в 2017 году был дан старт проекту перехода компании на электронный документооборот. После анализа предложений выбор был остановлен на российской платформе Docsvision, а помощь в проекте оказывала компания «Эркер».
Ввод системы Docsvision 5.4 в эксплуатацию проходил в пять этапов, после каждого проводилось обучение пользователей и адаптация системы в ходе опытной эксплуатации.
В электронный вид переведена обработка входящих и исходящих писем, приказов и распоряжений, служебных записок, договоров. Реализованы сложные маршруты движения документов в ходе согласования. Для удобной аналитики и контроля настроено более 20 отчетов с возможностью фильтрации по различным параметрам.
В итоге сократились потери документов, стал более прозрачным контроль их движения, контроль соответствия стандартам, появилась единая база, сохраняется история согласования. Кроме того, одним из ожидаемых положительных эффектов стала экономия компанией средств на бумагу.
Среди важных результатов проекта – не только перевод в электронный вид процессов документооборота, но и дополнительное удобство взаимодействия в ходе рабочего процесса. За счет ухода от множества рутинных операций выросла производительность сотрудников. Специально разработано и настроено отдельное приложение-чат, которое позволяет в едином интерфейсе вести обсуждение нескольких документов, без необходимости открывать их отдельные карточки в СЭД.
В планах у компании – дальнейшее развитие системы и интеграция ее с учетными системами и программами, которые на данный момент функционируют разрозненно.
